Muchos de nuestros clientes encargan sus pruebas simplemente por factura, y esto ha dado muy buenos resultados a lo largo de los años. En la gran mayoría de los casos, nuestros clientes pagan sus facturas con gran puntualidad. Por ello, hasta ahora hemos enviado recordatorios de pago y recordatorios por correo al cabo de uno o dos meses aproximadamente. Sin embargo, como en los últimos meses hemos automatizado algunos procesos contables, como la importación de facturas de la tienda Proof.de al programa de contabilidad, ahora también hemos podido automatizar y simplificar el envío de recordatorios de pago y avisos de vencimiento.
A partir de ahora, nuestros clientes recibirán un recordatorio de pago por correo electrónico en la dirección de correo electrónico de su cuenta Proof-Shop al cabo de unas 4-6 semanas. Una gran solución: Si hay varias facturas pendientes, recibirá un correo electrónico con un resumen de las facturas pendientes, y todas las facturas pendientes se adjuntan al correo electrónico como archivos PDF. De este modo, dispondrá de todas las facturas originales en formato PDF, podrá importar los recibos a su sistema contable, volver a comprobarlos internamente y organizar el pago.
Si la factura sigue abierta, recibirá dos recordatorios al cabo de 2-3 semanas. Después de otras 2-3 semanas, intentaremos ponernos en contacto con usted por teléfono. Si todos los intentos fracasan, el último paso es entregar las facturas pendientes a nuestro abogado.
Al enviar los recordatorios por correo electrónico, este procedimiento nos ahorra mucho esfuerzo y franqueo y ahorra mucho transporte al medio ambiente.
La experiencia de los primeros, algo más de 200 recibos, demuestra que los recordatorios y los recordatorios por correo electrónico funcionan muy bien: Por cada 208 comprobantes procesados hasta ahora, ha aparecido uno que no se procesó o recordó correctamente; en otro, no se tuvo en cuenta un pago parcial, que el programa informático simplemente no admite.
Si tiene alguna mejora o petición de cambio, háganoslo saber. Para nosotros se trata de un gran cambio e innovación en nuestra contabilidad, pero estamos seguros de que para nuestros clientes que pagan facturas será una mejora notable a la hora de recordarles las facturas pendientes del Proof GmbH.
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